Gestão da clínica médica e consultório, conheça as 5 regras de ouro!

É comum encontrar no mercado clínicas médicas e de outros profissionais da área da saúde que não possuem uma gestão profissional. Estes profissionais possuem uma excelente e pesada formação técnica, mas por não terem tempo e, as vezes pela falta de conhecimento, não conseguem organizar a gestão. Neste sentido, levando em conta nossa experiência com diversas consultorias já realizadas, vamos mostrar neste artigo algumas das principais falhas na gestão da clínica médica.

#1. Falta de módulo de gestão financeira nos softwares de gestão da clínica

A maior parte das clínicas utiliza sistema apenas para gerir a agenda dos médicos, armazenar dados dos pacientes e arquivar laudos. Porém, os sistemas para clínicas, consultórios e até mesmo hospitais, infelizmente são deficitários na parte de gestão financeira. Entre outras funções, não contemplam controle de fluxo de caixa, por exemplo.

Possivelmente, a falta do módulo financeiro se deve à falta de conhecimento em gestão também por parte de quem desenvolve tais sistemas. Outro problema é a falta de parametrização, treinamento e suporte técnico do sistema.

Assim, as clínicas acabam por elaborar diversas planilhas de controle. Porém, na maioria das vezes, estas não se relacionam e não proporcionam uma visão consolidada da situação financeira atual da empresa, o que dificulta a tomada de decisão estratégica por parte dos sócios.

#2. Mistura das contas entre pessoa física e jurídica

Este é um erro comum não só em empresas na área da saúde, mas de todas as áreas. Misturar as contas da pessoa física na pessoa jurídica – ou o contrário – é ainda mais comum em consultórios do que em clínicas.

Um dos principais riscos desta prática consiste na possibilidade da Receita Federal considerar todo o valor da empresa que é utilizado para gastos na pessoa física como pró-labore. Se isso ocorrer a Receita pode tributar o imposto de renda e cobrar a contribuição para previdência sobre este valor também.

A solução para melhorar a gestão da clínica neste sentido é fazer o levantamento, via extrato de conta corrente da empresa, de tudo o que é gasto na pessoa física. Esse valor deve ser retirado como distribuição de lucro, transferindo para a conta corrente pessoal e realizando os pagamentos através daquela conta.

#3. Não encarar a clínica como sua empresa

As clínicas muitas vezes surgem da parceria entre médicos no sentido de poder faturar como Pessoa Jurídica e poder reduzir a carga tributária. Mas na prática percebemos uma certa dificuldade dos médicos em considerarem as clínicas e consultórios como suas empresas.

Um argumento que reforça essa ideia é que boa parte das clínicas possui ociosidade,  pois os médicos costumam trabalhar em mais de um local, gerando períodos vazios no consultório.  Além disso, os médicos viajam bastante a trabalho. Esses períodos costumam afetar, e muito, o caixa das clínicas.

A solução para este aspecto é que os médicos precisam dar mais atenção para a gestão da clínica, como sendo sua empresa, afinal, sócios de outras empresas dedicam-se integralmente para a operação do negócio.

#4. Dificuldades na divisão das despesas com os sócios

Apesar de terem se unido em sociedade, é comum que os médicos lidem com a entrada e saída do dinheiro individualmente, conforme sua produtividade. Ou seja, controlam a produção de cada médico e dividem no final do mês as despesas do consultório.

Para resolver problemas deste tipo na gestão da clínica existem algumas soluções para realizar a divisão das despesas entre os médicos:

• Percentual da produção: os médicos realizam os procedimentos e um determinado percentual fica para a clínica para pagamento dos impostos e despesas.
• Divisão igual entre os profissionais: no final do mês as despesas são divididas igualmente entre os profissionais e os impostos são descontados de acordo com a produção.
• Divisão proporcional entre os profissionais: no final do mês as despesas são divididas de acordo com o uso por horas do espaço e os impostos descontados de acordo com a produção.

A aplicação de cada um dos métodos dependerá do caso prático. A melhor forma dependerá da estrutura societária e dos profissionais que trabalham na clínica. Clínicas que possuem médicos que não são sócios trabalhando, preferem o método do percentual da produção, pois sempre fica um valor fixo para a clínica – e consequentemente para os médicos que são sócios. Já clínicas em que apenas os sócios atuam, a divisão igual ou proporcional entre os profissionais costuma ser a preferida.

#5. Análise tributária

As clínicas que estão enquadradas no lucro presumido, dependendo da sua especialidade, podem enquadrar os procedimentos na alíquota hospitalar, exceto para consultas. A alíquota hospitalar apresenta uma presunção reduzida para IRPJ e CSLL.

Porém, algumas clínicas aplicam esta alíquota reduzida mesmo sem estarem enquadradas nos requisitos exigidos. Clínicas de estética, por exemplo, não podem tributar determinados procedimentos desta forma, e consultas não podem ser enquadradas nesta alíquota em nenhuma especialidade.

Por isso, é importante contratar uma assessoria tributária para auxiliar nesta avaliação.

Conclusão: organizando a gestão da clínica

Pode-se observar que a gestão das clínicas e consultórios apresentam aspectos específicos na gestão financeira, devido a relação direta da receita da clínica com a produção dos médicos e a dificuldade de enxergar a empresa como uma entidade separada. Esses pontos muitas vezes inviabilizam financeiramente o funcionamento da clínica, que acaba trabalhando “no vermelho”.

Neste artigo apontamos alguns erros comuns na gestão das clínicas médicas e como tomar medidas para resolvê-los. Porém, diversos outros aspectos ocorrem na prática, o que torna fundamental a presença de uma consultoria especializada.