Controle de contas a receber: o oxigênio do seu fluxo de caixa

Ao conversar com muitos empreendedores de primeira viagem é comum identificar algumas dificuldades que eles possuem ao administrar as finanças de seus negócios. Muitos não possuem um bom controle de contas a receber, ou até mesmo não entendem o que é o controle de contas a receber e qual a sua funcionalidade.

O que é o controle de contas a receber?

Antes de falar sobre o controle de contas a receber, é preciso entender a diferença entre regime de caixa e regime de competência.

Muitos empreendedores sabem exatamente quanto venderam em um determinado período (regime de competência), mas não sabem quanto receberam ou quais foram os pagamentos que receberam (regime de caixa). Esse conhecimento é muito importante, pois muitas empresas oferecem pagamentos parcelados em seus produtos, o que faz com que o total vendido em um determinado período não seja o mesmo que o total recebido (efetivamente pago pelos clientes).

Num mundo perfeito, as pessoas pagariam a vista e em dinheiro por suas compras. Porém, a realidade é completamente diferente. É muito comum a existência de pagamentos via boletos, crediários, cheques, cartões de débito e crédito além dos famosos carnês. Essas são facilidades de pagamentos que ajudam os clientes na hora de pagar por suas compras, mas acabam por prejudicar o controle de contas a receber.

Essas facilidades de pagamento ajudam os clientes, já os comerciantes, vendem, entregam os produtos e só depois vão receber pela venda. E quando falamos de Brasil, é muito comum compras pequenas serem parceladas em 2, 3, 6, 10, 12, 24 vezes. Isso gera para os varejistas uma necessidade de ter um bom controle de quando e como serão recebidos esses pagamentos, especialmente os parcelados.

Portanto, o controle de contas a receber envolve fazer o controle de todos os recebíveis que sua empresa tem por direito. Desde os pagamentos via boleto, até os pagamentos via cartões. Ou seja, é fundamental conhecer detalhadamente seu ciclo financeiro.

Por que fazer o controle de contas a receber?

O principal motivo que leva uma empresa a ter o controle de contas a receber é o simples fato de controlar quais clientes pagam em dia as suas contas e quais atrasam, para num primeiro momento poder realizar a cobrança dos inadimplentes (que possuem pagamentos atrasados) e até mesmo oferecer condições especiais aos adimplentes (que pagam suas contas em dia).

Mas existe um outro motivo, também muito importante, que faz necessário ter o controle de contas a receber. É o controle e planejamento do fluxo de caixa da empresa. Com o controle de contas a receber é possível antever quanto a sua empresa receberá de pagamentos em um determinado dia ou período, podendo ajustar pagamentos para os períodos de maiores recebimentos e evitar realizar pagamentos nos períodos de menores recebimentos, evitando assim o uso de créditos especiais, como antecipações de recebíveis, cheque especial ou outras fontes rápidas de dinheiro que possuem juros exorbitantes.

Como fazer o controle de contas a receber?

Existem diversas formas de se realizar o controle de contas a receber. Dependendo do tamanho de seu negócio e das formas de recebimentos disponibilizadas para os clientes, uma simples planilha de Excel pode resolver o seu problema.

Porém, com o aumento do volume de vendas e ao aceitar outras formas de pagamento, além da possibilidade de parcelamento, o controle pode tornar-se algo complexo e exigir uma planilha com muitos vínculos e fórmulas, sendo necessário até mesmo o uso de sistemas ERP’s para integrar o setor de vendas com o financeiro de sua empresa.

Mas vamos começar com o básico, para poder entender o conceito e poder planejar seu próprio método de controle de contas a receber. A seguir, as etapas para fazer o controle de contas a receber, junto com um exemplo prático de uma revendedora de eletroeletrônicos.

1. Listar todas as vendas consideradas a prazo

Nesta etapa, a empresa deve listar todas as vendas que são realizadas a prazo.

Exemplo:

– Venda de um micro-ondas para o Sr. X no valor de R$300,00 (trezentos reais), com recebimento via cheque para daqui a 4 dias.

– Venda de um liquidificador para o Sr. Y no valor de R$150,00 (cento e cinquenta reais), com recebimento via cartão de débito. (obs: mesmo a venda no cartão de débito ser considerada “a vista”, o seu recebimento leva em torno de 2 ou 3 dias para ser compensado, logo, deve-se ter o controle deste recebimento, considerando-o como sendo a prazo).

– Venda de um rádio relógio para a Sr. Z no valor de R$80,00 (oitenta reais), com recebimento via cartão de crédito em 1x (uma parcela). (obs: vendas no cartão de crédito levam em torno de 30 dias para ser compensada).

– Venda de um grill para o Sr. W no valor de R$220,00 (duzentos e vinte reais), com recebimento via carnê em 3x (três parcelas) e vencimento no dia 10 de cada mês. Sendo a primeira parcela para o dia 10/05/201X.

2. Separar por tipo de recebimento

Nesta parte, o ideal é separar cada tipo de recebimento, ou seja, detalhar bem como será recebido esse pagamento, para poder se planejar e saber onde e como identificar o pagamento. Se for um recebimento via cartões de débito ou crédito, o dinheiro cairá automaticamente em sua conta corrente. Caso seja um cheque, é necessário ir ao banco descontá-lo e no caso de um carnê, o cliente irá até seu estabelecimento realizar o pagamento. Lembrando que podem existir outras modalidades de vendas a prazo.

3. Classificá-los em ordem de recebimento (do mais próximo ao mais distante)

Nesta etapa, você classifica os recebimentos em ordem cronológica, do recebimento mais recente ao mais tardio. Assim pode prever quanto terá de recebimento para cada dia ou período.

Exemplo:

4. Controlar as inadimplências

Com o seu controle de contas a receber pronto, você consegue controlar quais clientes estão pagando em dia e quais não estão. Com isso, poderá entrar em contato com os inadimplentes para realizar a cobrança dos pagamentos atrasados. Com algum tempo de controle, você conseguirá monitorar alguns indicadores importantes, como por exemplo a taxa de inadimplência. Essa taxa mede qual o percentual de vendas que não são pagas ou que são pagas com atraso. Com isso, você poderá planejar de forma mais correta e assertiva o seu fluxo de caixa.

Exemplo:

Conclusão: controle de contas a receber

Vimos neste artigo a importância de se ter um controle de contas a receber, especialmente para a empresa poder ter um planejamento de fluxo de caixa mais apurado, podendo evitar furos de caixa e prever quais os melhores dias para realizar pagamentos. Além disso, o controle de contas a receber ajuda o empreendedor a controlar as inadimplências de seus consumidores e poder oferecer condições mais vantajosas aos clientes adimplentes.